PENGAWASAN PADA MANAJEMEN UMUM

Pengawasan ( Controling )
A. Pengantar
Banyak kasus disuatu organisasi tidak dapat terlesesaikan seluruhnya karena tidak ditepatinya waktu penyelesaian ( Dedline ) anggaran yang berlebihan, dan kegiatan lain yang menyimpang dari rencana semula.

B. Devinisi Pengawasan
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

C. Bentuk-bentuk Pengawasan
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

D. Tahap Proses Pengawasan
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

E. Perancangan Proses Pengawasan
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :
a. pengukuran input
b. hasil pada tahap awal
c. gejala yang dihadapi
d. kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.

F. Management By Exception (MBE)
MBE atau prinsip pengecualian, dengan titik perhatian pada pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan karyawan atau manajemen tingkat rendah untuk membuat variasinya. Ini digunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.

G. Manajemen Informasi System (MIS)
Ini memainkan peranan penting dalam pengawasan dan perencanaan yang efektif. Pengertian MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membuat proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

Tahap perancangan dari MIS yaitu :
1. survai pendahuluan dan perumusan masalah
2. desain konsepsual
3. desain terperinci
4. implementasi akhir

Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria, yaitu :
1. Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
4. Adanya pengujian pendahuluan
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator da pemakai sistem.
Kriteria utama MIS efektif yaitu :
1. pengawasan terhadap kegiatan yang benar
2. tepat waktu dalam pemakaiannya
3. menekan biaya secara efektif
4. sistem yang digunakan harus tepat dan akurat
5. dapat diterima oleh yang bersangkutan

PENGARAHAN DALAM MANAJEMEN UMUM

PERENCANAAN MANAJEMEN UMUM

A. Latar Belakang

Dalam suatu organisasi pastib da suatu perencanaan, pengorganisasian dan pengarahan. Hal- hal tersebut sangatlah penting dan saling berkesinambungan antara yang satu dengan yang lain, demi tercapainya suatu tujuan yang ditentukan.

Seorang menejer merupakan seoarang pimpinan dalam organisasi tersebut haruslah selalu mengretahui kondisi anggota, namun kebanyakan dari mereka melupakan hal itu. Mereka hanya sibuk dan selalu dipusingkan dengan tuhgasnya sendiri. Alhasil, hasil yang dicapai kurang dapat maksomal sesuai dengan rencana.

Anggota juga perli diperhatikan dalam pelaksanaan tugasnya, supaya mereka mempunyai semangat kerja. Oleh karena itu seorang manajer yang baik haruslah slalu mengarahkan anggotanya, entah itu dengan cara memotivasi dan lain sebagainya.

Motivasi merupakan hal penting yang dibutuhkan oleh anggota, tanpa motivasi mereka akan bekerja dengan asal- asalan, sehingga hasil yang didapat kurang memuaskan. Ada berbagai macam teori untuk mengetahui harus bagaimana seorang tersebut diberi motivasi, apakah harus dengan uang, mengadkan arisan bulanan atau sejenisnisnya, yang mana hal tersebut akan kami bahas dalam makalah ini.

B. Rumusan Masalah

Dari beberapa definisi diatas, dapat diambil beberapa rumusan masalah, antara lain:

1. Apa pengertian pengarahan itu?

2. Apa pengertian motivasi itu?

3. Apa saja isi teori motivasi itu?

A. Pengertian Pengarahan Dalam Manajemen Umum

Para ahli banyak berpendapat kalau suatu pengarahan merupakan fungsi terpenting dalam manajemen. Karena merupakan fungsi terpenting maka hendaknya pengarahan ini benar-benar dilakukan dengan baik oleh seorang pemimpin.

Pengertian pengarahan sendiri yaitu kegiatan untuk menggerakkan atau mengarakan oarang lain supaya bisa dan dapat bekerja dengan baik dalam upaya mencapai tujuan yang di inginkan.

Seorang menejer yang baik hendaknya sering memberi masukan-masukan kepada anggotanya karena hal tersebut dapat menunjang prestasi kerja anggota. Seorang anggota juga layaknya manusia biasa yang senang dengan adanya suatu perhatian dari yang lain, apabila perhatian tersebut dapat membantu meningkatkan kinerja mereka.

Dari definisi diatas terdapat suatu cara yang tepat untuk digunakan yaitu:

1) Melakukan orientasi tentang tugas yang akan dilakukan

2) Memberikan petunjuk umum dan khusus

3) Mempengaruhi anggota, dan

4) memotivasi

Salah satu alasan pentingnya pelaksanaan fungsi pengarahan dengan cara memotivasi bawahan adalah:

a) Motivasi secara impalist, yakni pimpinan organisasi berada di tengah-tengah para bawahannya dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instruksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.

b) Adanya upaya untuk mensingkronasasikan tujuan organisasi dengan tujuan pribadi dari para anggota organisasi.

c) Secara eksplisit terlihat bahwa para pelaksana operasional organisasi dalam memberikan jasa-jasanya memerlukan beberapa perangsang atau insentif.

B. Motivasi

Motivasi sebagai bagian penting dari fungsi pengarahan mempunyai beberapa pengertian, menurut Mc. Ceiied(1961) bahwa dalam diri indifidu terdapat kebutuhan-kebutuhan pokok yang mendorong tingkah lakunya. Adapun kebutuhan pokok menurut maslow ada 5 yaiturasa aman, kebutuhan sosial,kebutuan akan prestasi, dan kebutuhan mempertinggi kapitas kerja.

Sedangkan menurut Harsey dan Blancat(1982)motivasi pada dasarnya adalah kebutuhan , keinginan, dorongan, atau gerakan hati dalam diri seseorang.

Dari beberapa pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan mengenai pengertian motivasi, yaitu suatu keadan yang membuat motif bergerak sesuai dengan kebutuhan yang dimiliki oleh masing-masingindifidu.

Pemahaman motivasi bukan hal yang mudah, karena motivasi meupakan sesuatu yang ada dalam diri seseorng dan tidak nampak dari luar. Motivasi ini akan dapat turlihat melalui prilaku seseorang. Oleh karena itu ada beberapa pendekatan mengenai motivasi, antara lain:

a) Pendidikan Tradisional

pendakatan ini diperoleh oleh bapak manajemen frederick W.Tajlor menurut pendekatan ini, motivasi seseorang didorong oleh keinginannya untuk memperoleh gaji. Jadi seseorang akan bergerak apabila ada stimulus berupa uang sebagai upah atas apa yang mereka lakukan dalam hal ini manajemen dianggap lebih tau dibandingkan dengan karyawan, karena pada umumnya karyaman yang malas tidak mau bekerja akan lebih bersemangat untuk bekerja apabila ada stimulus berupa uang tersebut.

b) Pendekatan hubungan manusiawi(human relation)

salah satu tokoh dalam pendekatan ini adalah Elton Mijo. Pendekatan ini mendorong motivasi seseorang dengan cara sosial, misalnya dengan adanya pengajian rutin mingguan, arisan bulanan dan sebagainya. Yang bisa mendorong mereka untuk bisa berinteraksi dengan orang lain. Pendekatan ini memperbaiki pendekatan tradisional, karena aspek sosial seseorang tidak hanya pada uang.

c) pendekatan human resburse management

pendekatan ini lebih beda dari pendekatan diatas , kalau kedua pendekatan di atas tadi lebih menonjolkan manager, tapi kalau pendekatan ini berpendapat bahwa kepentingan anggota harus diperhitungkan dan pekerjaan itu sendiri dapat memberi motivasi terhadap anggota yg bersangkutan. Di sini tugas manager tidak hanya mendorong anggotanya untuk patuh padanya baik melalui intensif uang maupunmelalui penyediaan kebutuhan sosial.

Dari berbagai pendekatan di atas sudah jelas bahwa motivasi dalam pengarahan merupakan faktor penting yang mendukung prestasi kerja, namun demikian motivasi bukanlah satu-satunya pendukung utama terhadap prestasi kerja. Prestasi kerja seseorang juga tergantung pada faktor lalu yaitu kemampuan dan persepsi peranan. Diantara kunci prestasi kerja yaitu kemampuan yang baik, prestasi peranan yang tepat dan motivasi yang tinggi.

  

Kesimpulan:

Dari berbagai keterangan diatas dapat diambil beberapa kesimpulan, antara lain:

1. Pengarahan yaitu kegiatan untuk menggerakkan atau mengarakan oarang lain supaya bisa dan dapat bekerja dengan baik dalam upaya mencapai tujuan yang di inginkan.

2. Motivasi yaitu suatu keadan yang membuat motif bergerak sesuai dengan kebutuhan yang dimiliki oleh masing-masingindifidu.

C. Teori Isi Motivasi

Teori isi motivasi merupakan cara lain untuk melihat motivasi yang akan diberikan, teori ini ingin melihat faktor-faktor yang mendorong seseorang untuk berprilaku tertentu, kebutuhan yang diinginkan pada dasarnya. Teori isi ini ingin melihat apa isi dari motivasi tersebut.

Isi teri motivasi ini digolongkan menjadi 3 bagian diantaranya yaitu:

a) Teori Isi Motivasi Moslow

Menurut moslow kebutuhan manusia itu tersusun secara hirarkis misalny akebutuhan pertama mereka adalah kebutuhan fisiologis, setelah kebutuhan itu terpenuhi kemudian bergerak menjadi kebutuhan yang keamananya lebih tinggi yaitu kebutuhan sosial kemudian pengakuan dan yang paling tinggi yaitu aktualisasi penjelasan atau kebutuhan tersebut

b) Teori Isi Motivasi Aldefer ( ERG )

Teori ini merupakan variasi dari teori moslow, menurut Aldelfer dorongan motivasi terbentuk dari tiga hal yaitu:

E =exticence yaitu bersal dari beberapa kebutuhan fisiologis seperti: makan, minum, gaji dsb.

R = relatedness yang berasal dari kebutuhan bersosialisasi dengan orang lain.

G = growth yang mendorong seseoran untuk lebih kreatif dan produktif.

c) Teori Isi Motivasi David Mc clelland

d) Teori Isi Motivasi Herzberg

Teori ini membagi kebutuhan dasar yang memotivasi manusia menjadi 3 bagian antara lain:

1. kebutuhan akan kekuasaan ( need for power atau n- power ) orang seperti ini biasanya menginginkan posisi kepemumpinan

2.kebutuhan akan afiliasi ( need for affiliation atau n-aff ) orang seperti ini mempunyai hybungan yang akrab, saling memahami dan menyukai hubungan baik dengan orang lain

3.kebutuhan prestasi ( need for achievement atau n-ach ) orang seperti ini menginginkan tantangan, suka bekerja lebih lama dan ingin menjalankan sendiri usahanya, mereka ingin berprestasi dan mempunyai keinginan keras untuk sukses.

Dalam hal ini manager mempunyai n-ach yang lebih tinggi, hal ini disebabkan manager berprestasi dalam lingkungan yang kompetitif.

e) Teori Isi Motivasi Herzberg

Dari hasil wawancaranya dengan para akuntan dan insinyur, Herzberg menyimpulkan bahwa ada dua faktor yang menentukan mativasi seseorang, yaitu:

1) Satisfiers, yaitu pendorang yang dapat mendorong motivasi seseoang

2) Dissatisfier, yaitu faktor yang tidak dapat mendorong motivasi seseoang

Apabila Dissatisfier ini ada, maka orang tersebut akan merasa terganggu dengan pekerjaannya, namun jika sebaliknya motivasi akan dapat muncil dengan sendirinya dari orang tersebut

Dari beberapa teori diatas seorang menejer dapat menentukan kebutuhan anggota dan dapat memberi motivasi serta membantu anggotanya untuk bekerja agar dapat mencapai tujuan organisasi.